Há vários tipos de software que podem ser úteis ao objetivo maior de administrar o tempo. Entre eles os mais importantes são Gerenciadores de Informações Pessoais, Gerenciadores de Contatos e Recuperadores de Texto. É bom que se diga que nenhum desses instrumentos trata dos empecilhos pessoais à administração do tempo.
Gerenciadores de Informações Pessoais
Gerenciadores de Informações Pessoais,ou "Personal Information Managers" (PIMs), estão se tornando extremamente populares hoje em dia. Há vários deles no mercado, com recursos e características às vezes bem diferentes, mas um bom PIM deve ajudá-lo pelo menos nas seguintes tarefas:
Agendamento
A maior parte dos PIMs permite que você registre todos os seus compromissos (com hora de início e término), inclua anotações relativamente longas acerca dos eventos (como, por exemplo, uma pauta, lembretes, registros para lembrança futura, etc.), anote eventos cíclicos (como aniversários, feriados, pagamentos fixos a serem feitos mensalmente, outros compromissos recorrentes, etc.). Os PIMs lhe oferecem uma mapa do tempo disponível, detectam conflitos caso você tente marcar mais de um compromisso no mesmo horário (mais deixam que você marque, depois de alertá-lo), começam a notificá-lo do evento com n dias de antecedência, caso você assim o determine, ou fazem tocar um alarme n minutos antes, caso você o deseje. A maior parte deles o avisará dos compromissos que você teve (ou deveria ter tido) desde que ligou o computador pela última vez - algo que permitirá que você pelo menos se justifique, no caso de ter se esquecido deles. Todos os PIMs permitem que você imprima a agenda de um dia, de uma semana, de um mês, em vários formatos.
Base de Dados de Endereços e Telefones
A maior parte dos PIMs também permite que você construa, de forma mais estruturada, uma base de dados de nomes, endereços e telefones, que poderá ser pesquisada a partir de qualquer campo ou sub-campo - na verdade, a partir de qualquer cadeia de caracteres. Eles também permitem que você anexe anotações várias a qualquer nome, que ficarão vinculadas a ele, podendo, porém, também ser recuperadas independentemente.
Registro de Telefonemas (Phone Logs)
Os PIMs podem ser usados também para "phone logs", que lhe permitem fazer anotações sobre telefonemas recebidos ou feitos - geralmente até 64 mil caracteres por entrada. Cada log poderá indicar quem iniciou a chamada, o dia e a hora em que foi feita, quais os assuntos discutidos, se deverá haver um follow-up, e quando, etc. O log poderá ficar vinculado ao registro da pessoa com quem você conversou, de modo que, a qualquer momento, você poderá ter um registro completo de todos os contatos telefônicos realizados com aquela pessoa.
Notas Livres
Os PIMs são excelentes para registrar anotações livres, sobre qualquer assunto, desde "Telefonar para IBM" até registros detalhados sobre os números e senhas de suas contas bancárias e seus cartões de crédito. Você pode usar essa característica para anotar onde leu determinados artigos, onde viu determinadas coisas, ou seja, para registrar tudo aquilo que você normalmente anota em caderninhos, folhas soltas, envelopes usados, "Post Its", etc. Os PIMs possuem recursos para que você seja lembrado das anotações que fez em determinadas datas, recorrentes ou não, permitindo até que você seja notificado com antecedência de n dias ou que um alarme venha a soar em determinada hora de um dado dia, trazendo a anotação em questão para a tela.
Tarefas e Projetos
Quase todos os PIMs também permitem que você faça um gerenciamento (não muito complexo) de tarefas e/ou projetos, dando-lhe a oportunidade de definir itens, como tarefas ou projetos, a serem desenvolvidos sob a sua responsabilidade ou de outra pessoa, com prazo de realização, com dada prioridade vis-à-vis outras tarefas e outros projetos, etc. Embora não sejam tão sofisticados como Gerenciadores de Projetos, os PIMs podem ser tudo o de que você precisa nessa área.
Recuperação de Informações e Busca de Texto
A maior vantagem de fazer tudo isso através de um PIM está no fato de que as informações nele registradas podem ser recuperadas com extrema rapidez, visto que na maior parte deles todo o texto é indexado. A grande vantagem dessa característica para a organização do material que você leu ou tem que ler já foi assinalada em notas de rodapé. Mas há outros usos. Se você não se lembra se discutiu o orçamento numa reunião com Pedro ou num telefonema para Paulo, mas sabe que fez uma anotação sobre isso em seu PIM, uma busca da palavra "orçamento" lhe fornecerá na tela todos os contextos em que ela foi usada, seja em um item na agenda, em uma anotação sobre a pauta de uma reunião, no registro de um telefonema ou em uma nota livre em que você fez um lembrete para si próprio acerca do assunto.
É desnecessário frisar que sua lista mestre, sua lista de lembretes, sua agenda (semanal ou diária), etc., tudo isso pode estar computadorizado com a ajuda de um PIM.
Gerenciadores de Contatos
Gerenciadores de Contatos (ou "Contact Software") são um tipo especializado de PIM dirigido a profissionais cujo trabalho se realiza quase que exclusivamente pelo telefone, como pessoal de telecompras, televendas, telemarketing, etc. Eles permitem que cada contato seja detalhadamente registrado e que todas as informações acerca de um determinado fornecedor ou cliente sejam agrupadas através de vários critérios.
Recuperadores de Texto
Recuperadores de Texto, ou "Text-Retrieval Software", são programas especializados em localizar expressões, palavras ou cadeias de caracteres em arquivos gerados por gerenciadores de bases de dados, planilhas eletrônicas, processadores de texto, ou qualquer outro programa. Suponhamos que você sabe que escreveu uma carta para a Encyclopaedia Britannica, mas não sabe em que arquivo de seu disco rígido está armazenada a carta. Um software de recuperação de texto varrerá todos os arquivos de seu disco (ou todos os arquivos com extensão .DOC) e localizará aqueles que contenham a palavra "Britannica". Ou talvez você não se lembre do nome usado para gravar a planilha de custos. O software fará uma busca em todos os arquivos de planilha e em um instante localizará aquelas que contêm a palavra "custo".
Tendo em vista o fato de que às vezes gastamos um tempo incrível procurando coisas nas centenas de arquivos de um disco rígido, um software como este pode ajudar bastante na economia de tempo. Não o confunda com o PIM, que só localiza palavras ou cadeias de caracteres no material que foi introduzido nele. Os Recuperadores de Texto localizam qualquer palavra ou cadeia de caracteres em qualquer tipo de arquivo de texto.
Uma dica importante para você é usar o programa Microsoft Outlook como seu Gerenciadores de Informações Pessoais, Gerenciadores de Contatos e Recuperadores de Texto. O Microsoft Outlook é muito mais do que um programa de leitura de email.
Nenhum comentário:
Postar um comentário